De nieuwste versie (21) van Dynamics 365 Business Central 2022 – Microsoft’s cloudgebaseerde bedrijfsbeheeroplossing – is deze maand gelanceerd in Release Wave 2 . Wat biedt deze nieuwe versie voor uw bedrijf? Onze experts namen de belangrijkste wijzigingen en verbeteringen voor u onder de loep.

1. Vereenvoudigde toegang tot omgevingen

Business Value
Organisaties met meerdere entiteiten moeten doorgaans vaak switchen tussen de beschikbare bedrijven in Business Central. Sinds versie 21 is het switchen tussen bedrijven en omgevingen sterk vereenvoudigd.

Setup
Er is geen setup nodig. In de user-interface is een nieuwe knop die snel toegang verleent tot:

• de beschikbare bedrijven binnen deze productieomgeving, op basis van de toegangsrechten van de gebruiker. Enkel de bedrijven waarvoor de gebruiker de vereiste rechten heeft worden getoond.
• de beschikbare bedrijven in de -eventuele- Sandbox-omgevingen.

2. BTW-datum als nieuw datumveld

Business Value
Bedrijven en organisaties kunnen sinds versie 21 BTW-aangiften neerleggen op basis van het nieuwe veld BTW-datum in plaats van het veld Boekingsdatum om aan de eisen van bepaalde landen of regio’s te voldoen. In België is er geen use-case voor deze nieuwe functionaliteit.

Een andere datum kiezen voor BTW-datum is dan wel fysiek mogelijk, maar deze datum zal in de boeking genegeerd worden. Zie voorbeeld hieronder: de gebruiker koos 01/06 als BTW-datum, 01/04 is de documentdatum, 01/05 is de boekingsdatum.

Bij GMI zijn we van mening dat het veld BTW-datum moet disabled worden, want de waarde aanpassen heeft immers geen zin… De geselecteerde optie in boekhoudinstellingen bepaalt de waarde in de BTW posten.

Best practice is om het veld BTW-datum in Belgische organisaties en bedrijven in de boekhoudinstellingen centraal in te stellen, en vervolgens het veld op documentpages te verbergen.

Meer weten?

3. Financiële rapporten vervangen rapportageschema’s

Business Value
Niks nieuws onder de zon. Microsoft heeft beslist om de naam in het menu beter te laten aansluiten bij de effectieve functionaliteit. De nieuwe naam Financiële rapporten dekt immers veel beter de lading dan de oorspronkelijke naam Rapportageschema’s. De rapportering in kwestie is immers rapportering op grootboekniveau. Ergo… bedragen, al dan niet analytisch.

4. Verfijningen aan artikeltoeslagen

Business Value
Deze aanpassing biedt meer mogelijkheden bij het boeken van artikeltoeslagen, want deze releasewave biedt u meer flexibiliteit over hoe en wanneer artikelkosten moeten worden geboekt.

Dit scenario geeft een voorbeeld:

• U hebt een inkooporder aangemaakt met drie regels. Twee regels zijn voor artikelen en één regel bevat artikeltoeslagen (vb. Transport, Douanekosten, Verzekering, …) die over de artikelen moeten worden verdeeld.
• Bij het ontvangen van de inkoopontvangst, ontdekt u dat het eerste artikel ontbreekt, zodat u het niet als ontvangen kunt markeren. M.a.w.: u kunt de factuur alleen voor de tweede regel ontvangen en boeken, zodat u het artikel naar uw klant kunt verzenden en later het tweede artikel kunt afhandelen.
• Maar hoe gaat u in dit geval om met de kost van de artikeltoeslag?
• Dat is gemakkelijk met het nieuwe veld Werkelijk verwerkt aantal op de pagina Artikeltoeslagtoewijzing. U stelt het veld Werkelijk verwerkt aantal in op 0 en nu kunt u de waarde van het veld Te factureren aantal in de inkooporderregels aanpassen. Kopieer de waarde van het veld Te verwerken hoeveelheid artikeltoeslagen.
• Nu kunt u de deelfactuur boeken met de artikeltoeslag die aan één regel is toegewezen, zodat alle kostenfactoren worden verantwoord.
• Zodra u klaar bent om het tweede artikel af te handelen, werkt u het veld Werkelijk verwerkt aantal bij en boekt u de bestelling.

Meer weten?

5. Sneller zoeken: nieuwe pagina’s voor order- en factuurregels

Business Value
Eindelijk! Zoeken naar documenten bleef in de vorige versies van Business Central steeds beperkt tot zoeken van gegevens in de document header gegevens. Om de details van orders, retouren, facturen en creditnota’s te kunnen raadplegen, was het nodig om het document te openen. Weg overzicht…

Vanaf deze versie (21) is het mogelijk om een overzicht te krijgen van de regels van documentregels. Via nieuwe pages geeft Business Central nu inzicht in de details van diverse documenten, gesorteerd per type.

Setup
Er is geen setup nodig. Via het zoekvenster ken er eenvoudig gezocht via de zoekterm Regels.

Meer weten?

6. Nieuwe aangifte beschikbaar: F01DGS

Business Value
Bedrijven en organisaties kunnen nu – indien vereist door lokale autoriteiten – rapporteren wanneer ze diensten exporteren van het ene EU-land of -regio naar andere EU-landen of-regio’s via F01DGS-rapportering.

Momenteel vereisen Belgische, Italiaanse en Franse autoriteiten rapportage voor het exporteren van diensten naar de andere EU-landen of -regio’s. In België hoort daar ook het F01DGS-formulier bij.

Deze functie is beschikbaar als extensie en kan in alle landen en regio’s worden gebruikt. De rapportage is configureerbaar, dus er is geen hard gecodeerde exportindeling.

Deze functie werkt met artikelen (Type=Service), middelen en artikeltoeslagen als diensten in zowel inkoop- als verkoopdocumenten.

Setup
Geen setup nodig. 

De uitrol van deze functionaliteit werd uitgesteld naar V21.1 (gepland voor november).

Meer weten?

7. Machtige nieuwigheden in Machtigingensets

Business Value
Met deze nieuwe versie 21 is het mogelijk om excludes te gebruiken in machtigingen: het wordt dus mogelijk om aan te geven wat een gebruiker NIET mag. Ook maakt Microsoft het voor SaaS-klanten mogelijk om een By Reference-kopie te nemen van standaard machtigingensets: Microsoft garandeert dat deze up-to-date gehouden worden.

Setup
Machtigingensets hebben grote impact op gebruikers. Ze bepalen welke taken gebruikers kunnen uitvoeren, en tot welke gegevens ze wel of geen toegang hebben. Het is niet aangeraden om zonder voorkennis hierin wijzigingen aan te brengen.

Wat is er concreet gewijzigd?
Mogelijkheid tot het opnemen van excludes in machtigingen. Het beperken van bestaande rechten op een voor gebruikers inzichtelijke manier.

8. Personaliseren van menu’s

Business Value
Gebruikers konden, via de functie Personaliseren al zelf bepalen hoe pages en factboxes vormgegeven werden. In versie 21 is Personaliseren uitgebreid naar menu’s zodat gebruikers zelf de inhoud en de volgorde van menu’s kunnen bepalen.

Menuopties kunnen uit dropdowns gesleept worden (en op die manier gepromoot).
Let wel: deze personalisering van menu’s is (voorlopig?) enkel beperkt tot het headermenu. Documentregelmenu’s (vb. het toewijzen van lotnummers of het verdelen van artikeltoeslagen) zijn in deze aanpassing (nog) niet meegenomen.

Setup
Geen setup nodig: de functie van Personaliseren is uitgebreid naar menu’s. In onderstaand voorbeeld is de functie Voorbeeld van boeking uit het boekenmenu gehaald en rechtstreeks beschikbaar gemaakt in het menu.