Mundipharma
Belgische zetel maakt weg vrij voor wereldwijde implementatie van Dynamics NAV
Mundipharma wou migreren naar standaardsoftware die zowel kon voldoen aan internationale ‘compliance’ als aan de vereisten van lokale wetgevingen.
Samen met Pipol realiseerde GMI group de internationale uitrol van Microsoft Dynamics NAV.
Sector:
distributie en logistiek
Profiel:
internationaal netwerk van farmaceutische bedrijven, vertegenwoordigd in 29 landen
Oplossing:
Microsoft Dynamics NAV
Jet Reports
Mundipharma, sinds de oprichting in 1952 nog steeds een familiebedrijf, vormt een internationaal netwerk van farmaceutische bedrijven, die als ‘independant Associated companies’ vertegenwoordigd zijn in 29 landen. De onafhankelijke bedrijven die lokaal een grote zelfstandigheid genieten, werken internationaal nauw samen in een sector die aan strenge voorwaarden moet voldoen inzake rapportering en ‘compliance’.
William Coosemans, Finance & HR Manager bij Mundipharma België: “Mundipharma heeft als missie om kwaliteitsproducten te leveren die ook de levenskwaliteit van patiënten moeten verbeteren. innovatie en diversificatie zijn speerpunten van onze strategie. Quasi ieder jaar wordt wel een nieuw product gelanceerd.”
De Belgische vennootschap telt 48 medewerkers. Voor het grootste deel zijn dit medische vertegenwoordigers die intensief samenwerken met huisartsen, apothekers, specialisten, verzorgers en patiëntenverenigingen.
Eindelijk hebben wij nu vertrouwen in ons softwaresysteem. We weten dat de informatie die wij eruit halen, ook correct is, en dat geeft een gerust gevoel!
België pioniert
Mundipharma België heeft altijd het voortouw genomen op IT-gebied: “Als kleine organisatie moeten wij tenslotte hetzelfde realiseren als de grotere landen. Dat verplicht ons om vooruitstrevend te denken als het om informatica gaat”, verklaart William Coosemans.
Omdat de ganse logistiek en facturatie uitbesteed worden, gaat de aandacht op softwaregebied vooral uit naar financieel beheer: het beheer van inkoopfacturen, van betalingen en de communicatie met de overheid (btw-aangiften en fiscale fiches).
Tot eind 2014 maakte het Belgische filiaal gebruik van een boekhoudpakket dat echter heel wat beperkingen vertoonde op het gebied van stabiliteit, gebruiksgemak en integratie. Zo was er geen koppeling met de e-bankingoplossing Isabel en verliep de communicatie met de overheid (btw- en fiscale aangiften) grotendeels manueel.
Financieel pakket moet voldoen aan lokale vereisten
Sara Delmotte, Finance Officer bij Mundipharma België: “Als bedrijf van een internationaal geheel moet je voldoen aan vereisten inzake rapportering en ‘compliance’, maar een financiële oplossing moet evenzeer aangepast zijn aan de lokale wetgeving van het land waar ze wordt gebruikt.”
De gevolgen lieten zich ook voelen: veel gegevens moesten manueel meerdere keren worden ingevoerd, terwijl onder de medewerkers tientallen excelbestanden circuleerden. “Iedereen werkte op zijn eiland en het overzicht was een beetje zoek”, voegt William Coosemans eraan toe.
België als pilootland met Microsoft Dynamics NAV en GMI group
Eind 2013 nam Mundipharma het heft in handen door, als eerste land binnen de “Mundipharma-groep”, op zoek te gaan naar een nieuwe toepassing voor financieel beheer en rapportering.
Zowel William Coosemans als Sara Delmotte hadden in een vorig professioneel leven positieve ervaringen met Microsoft Dynamics NAV. Na analyse van verschillende pakketten en in overleg met de andere landen binnen de groep, werd de knoop dan ook snel doorgehakt.
In België werd GMI group (de lokale vertegenwoordiger van Pipol) aangewezen als implementatiepartner. William coosemans is in de wolken over de efficiënte en professionele manier waarop GMi group het project heeft aangepakt: “Zij denken voortdurend met ons mee en staan steeds klaar om ons te helpen. Kortom: een professioneel bedrijf.”
“De implementatie startte in november 2014 en werd op amper twee maanden tijd met succes afgerond: met de start van het nieuwe boekjaar op 1 januari 2015, konden wij meteen live gaan met het nieuwe systeem,” vervolgt William Coosemans.
Pipol coördineert internationale uitrol
Onder leiding van Pipol als internationale coördinator zullen een hele reeks andere landen van de “Mundipharma-groep” in de komende jaren overstappen naar Microsoft Dynamics NAV.
De strategie van Pipol blijft daarbij steeds dezelfde: In ieder land duidt men een lokale implementatiepartner aan die het aanspreekpunt vormt voor het filiaal in kwestie. Zo volgen in het spoor van België al snel Italië, Nederland, Hongkong, Egypte en Singapore.
‘Compliance’: een essentiële vereiste
Als lid van de EFPIO (European Federation of Pharmaceutical Insititutes & Associations) moet Mundipharma internationaal aan heel wat regels en richtlijnen voldoen.
Hoe wordt de eis tot ‘compliance’ in de praktijk vertaald naar de implementatie van de softwaretoepassing? Vooreerst werden een aantal parameters en instellingen gedefinieerd die gemeenschappelijk zijn voor alle landen. GMI group voerde deze aanpassingen door in Microsoft Dynamics NAV om ze vervolgens op te nemen in de standaardconfiguratie voor Mundipharma wereldwijd.
William Coosemans: “Onder de codenaam ‘CORE’ beschikken wij zo over een gemeenschappelijke standaardbasis over alle landen heen: bijvoorbeeld een aantal standaardrapporten en een drietal vooraf gedefinieerde analytische dimensies.”
Compliance is voor een bedrijf als het onze van kapitaal belang. Voor je een nieuw financieel pakket gaat implementeren moet je goed nadenken hoe je de zaken gaat implementeren en rapporteren. Microsoft Dynamics NAV en de BI-oplossing Jet Reports zijn daarin mooi complementair.
‘Think global, act local’
De kracht van deze aanpak schuilt volgens Sara Delmotte in het feit dat men de uniforme standaardbasis kan combineren met aanpassingen aan specifieke lokale vereisten.
“Wij hebben in België de integratie met de e-bankingoplossing Isabel zonder enig probleem kunnen implementeren, wat ons uren werk bespaart bij het afpunten van betalingen. Ook de integratie met overheidsinstanties voor btw-aangiften en fiscale rapporten is standaard voorzien in Microsoft Dynamics NAV; dit was met ons vroeger systeem helemaal niet het geval.”
GMI group heeft Mundipharma ook op een vlotte manier opgeleid in Jet Reports; de medewerkers bouwen nu steeds meer expertise op in het samenstellen van gepersonaliseerde rapporten met de BI-tool.
Naar Paperless Office met geïntegreerde workflows
Vandaag gebruikt Mundipharma België nog een apart softwaresysteem voor het beheer van workflows verbonden aan inkoopvoorstellen, facturen en onkostennota’s.
William Coosemans: “Onze visie op lange termijn is duidelijk: wij willen evolueren naar een volledige Paperless Office en zullen ook workflows integreren binnen Microsoft Dynamics NAV waar dat mogelijk is. Eén van de mogelijke opties is de overstap naar Document Capture – een oplossing die volledig geïntegreerd is met de financiële toepassing en ons recent door GMI group werd voorgesteld.”
Het welslagen van dit project hing af van de efficiënte communicatie tussen drie partijen: GMI group, onze financiële afdeling en onze IT-afdeling. Wij hadden het geluk dat onze vaste GMI consultant, écht de taal sprak van twee werelden: financiën én it. Zo heeft zij in belangrijke mate bijgedragen tot het succes van deze implementatie.
De taal spreken van twee werelden
Volgens Sara Delmotte zijn de drie belangrijkste voorwaarden voor een succesvol implementatietraject: communicatie, communicatie en nog eens communicatie.
Vertrouwen in het systeem
De invoering van Microsoft Dynamics heeft voordelen op verschillende niveaus. Wij profiteren van functionaliteiten die ons het leven heel wat makkelijker maken: denk maar aan de integratie met isabel, de elektronische btw-aangiften,… Een laatste voordeel is subjectief, maar allicht nog belangrijker: eindelijk hebben wij nu vertrouwen in ons softwaresysteem. We weten dat de informatie die wij eruit halen, ook correct is, en dat geeft een gerust gevoel!
Ook op weg naar een internationale transformatie?
Als Pipol Alliance Partner, is GMI group in staat om grote en kleine bedrijven – die hun activiteiten uit te breiden in andere landen – te ondersteunen met de implementatie van Microsoft Dynamics 365 (NAV / CRM). Tegelijkertijd fungeren we als implementatiepartner voor buitenlandse bedrijven die een filiaal in België wensen te vestigen.
Het benutten van de voordelen van een standaard ERP-oplossing vereist echter een grote mate van voorbereiding, structuur en vermogen om lokale bedrijfsbehoeften te begrijpen en aan te passen.
In deze whitepaper ontdekt u de belangrijkste principes voor een internationale ERP-oplossing met toegevoegde waarde en een oplevering die op tijd en binnen budget gerealiseerd wordt.
Lees ook
Henco Industries
SLV Nederland
Elicio
Sanicomfort
Waarom kiezen voor GMI?
- Eén bedrijf, één oplossing
Jij bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. GMI group staat met het 4D Solution Concept garant voor een totaalbenadering waarbij - naast ERP en CRM - ook digitale samenwerkingsplatformen (ECM), centraal documentbeheer (DMS), document handling en BI deel kunnen uitmaken van de oplossing die jij nodig hebt.
- Wij spreken jouw taal
Waarom kozen honderden toonaangevende ondernemingen al voor GMI group? Omdat wij begeleiding garanderen door mensen die met beide voeten in de dagelijkse praktijk staan. Wij spreken je taal en denken actief mee vanuit jouw specifieke problematiek!
- Je toekomst veilig gesteld
Wij bieden oplossingen die ontwikkeld zijn binnen het meest betrouwbare en toekomstgerichte softwareplatform van Microsoft. Zo kies je voor een oplossing die in de toekomst zal blijven evolueren, samen met een netwerk van partners waar GMI group toonaangevend is.
- Onze mensen maken het verschil
95 GMI-ers zorgen dagelijks voor uw automatisatie met verstand van zaken. Wij investeren permanent in kennis en kunde en zorgen voor een feel good cultuur bij onze mensen... want zij maken nu eenmaal het verschil.