Naar een slanke administratie met Dynamics NAV

Smals is de gezamenlijke ict-dienstenorganisatie van de publieke instellingen in de Belgische sociale zekerheid en gezondheidszorg. het is een private vzw die de lidinstellingen ondersteunt bij de uitbouw van hun ICT-diensten in e-government en e-health. De diensten van Smals zijn enkel beschikbaar voor de leden en worden verrekend tegen kostprijs. De geboden dienstverlening gaat van het ontwikkelen van software, het installeren en beheren van systemen tot het ter beschikking stellen van gespecialiseerde medewerkers. De elektronische aangiften DMFA en Dimona en de basisdiensten van het ehealth-platform zijn enkele bekende toepassingen ten behoeve van de Belgische burgers en werkgevers.

Smals werd opgericht in 1939 en is vandaag uitgegroeid tot een organisatie met 1.700 medewerkers en een omzet van 193 miljoen euro. Smals heeft zes vestigingen in Brussel, Charleroi en Gent, waaronder drie eigen datacenters. in 2013 zal Smals een nieuw datacenter- en kantorencomplex openen nabij het Brusselse Noordstation.

Risico op software-spaghetti

Vroeger hanteerde Smals een tiental losse softwarepakketten voor afzonderlijke domeinen van de boekhouding, de facturatie, het beheer van activa, etc. “Sinds de jaren ‘80 hebben wij diverse toepassingen aan elkaar gebreid, tot het na vele jaren een onbeheersbare situatie werd. het vele overtikwerk was tijdrovend. Het risico op fouten werd te groot en het onderhoud werd moeilijk. We moesten op zoek naar één geïntegreerd systeem om onze bedrijfszekerheid veilig te stellen en de interne werking efficiënter te maken”, getuigt Kristofer De Wit, Financieel Directeur bij Smals.

In 2006 ging Smals op zoek naar de, voor haar, beste softwaretoepassingen en onderzocht een vijftal oplossingen. Kristofer De Wit: “Microsoft Dynamics NAV kon ons al snel overtuigen als de meest gebruiksvriendelijke toepassing met een aantrekkelijke prijskwaliteitverhouding. GMI group startte in september 2006 met de analyse en al op 1 januari 2007 konden we live gaan met de versie 4.0.”

“De grootste moeilijkheid was het omzetten van alle gegevens uit alle bestaande toepassingen naar één uniform formaat. Ook stuitten we op enige terughoudendheid bij onze medewerkers, maar na één jaar werken met Microsoft Dynamics NAV was iedereen uiteindelijk bijzonder tevreden met de verandering”, aldus Kristofer De Wit.

Vereenvoudigde boekhouding en facturatie

De algemene boekhouding verloopt nu een pak vlotter met Microsoft Dynamics NAV. Zo zijn bijvoorbeeld de afschrijvingen van alle activa geautomatiseerd en geïntegreerd, zodat Smals beter de historiek van haar investeringen kan beheren.

Smals stelt jaarlijks duizenden facturen op voor gepresteerde uren op projecten, voor de exploitatie van infrastructuurgebonden elementen (servers, databanken, storage, monitoring, …) en voor de lonen van gedetacheerde medewerkers en consultants. “Vroeger werden hiervoor lijsten in Excel aangemaakt, maar vandaag komt alles uit de databank van Microsoft Dynamics NAV en heeft de boekhouding in real-time een perfect overzicht van wat reeds gefactureerd is, wat nog aangerekend moet worden en wat de inhoud is van elke factuur”, aldus Kristofer De Wit.

Rapportering en tendensen

Vijf jaar na de ingebruikname van het systeem beschikt Smals intussen over een goedgevulde databank. “Microsoft Dynamics NAV laat een snelle export naar Excel toe, waar we tendensen kunnen opsporen. Hoe evolueert de exploitatieactiviteit? Waar neemt de omzet toe? In Jet Reports beschikken we over een bibliotheek van standaardrapporten voor de leden, de raad van bestuur en de eigen afdelingen. Microsoft Dynamics NAV heeft in grote mate bijgedragen tot de transparantie van onze financiële gegevens”, stelt Kristofer De Wit.

Smals verwerkt 10.000 leveranciersfacturen per jaar. Elke veertien dagen worden alle facturen gekopieerd en verdeeld onder de budgetverantwoordelijken. Na de goedkeuring worden ze ondertekend terugbezorgd en verder verwerkt ter betaling. Om dit proces efficiënter te maken, zal GMI group in 2012 hun document– en workflowtoepassing implementeren binnen Microsoft Dynamics NAV. De inkomende facturen worden dan ingescand om vervolgens digitaal te worden verstuurd en goedgekeurd binnen Microsoft Dynamics NAV.

Kristofer De Wit: “Met deze workflow willen we het werk van onze medewerkers verlichten en nuttiger maken. Zo kunnen we hen beter inzetten op de analyse van de facturen in plaats van louter op het kopiëren en verwerken ervan.”

“Onze IT-spaghetti werd vervangen door één krachtig beheersysteem dat onze afdelingen en de raad van bestuur een goed inzicht geeft in de cijfers en ook aan de leden een heldere facturatie biedt. Dankzij Microsoft Dynamics NAV hebben we minstens twee maand gewonnen in het up-to-date brengen van onze gegevens en kunnen we gemakkelijker onze KPI’s opvolgen. Op die manier kan Smals verder groeien zonder dat de financiële dienst dat ook moet doen.”

Smals en GMI group hebben de voorbije jaren een echte vertrouwensrelatie uitgebouwd: “De snelle go-live destijds was volledig hun verdienste.”

In de toekomst overweegt Smals nog, in samenspraak met de leden, die invoer van elektronische facturatie via isabel. Voor de rapportering wordt intussen ook reikhalzend uitgekeken naar Jet Enterprise, dat een meer flexibele rapportering zal toelaten.