BAM Galère
GMI group bewijst haar competenties in ERP,
business intelligence en workflow
Geoptimaliseerde operationele processen, validatie van aankoopfacturen en aansturing van de bouwonderneming BAM Galère.
Galère liet zich inspireren door het GMI 4D Solution Concept waarbij naast ERP, ook BI en ECM worden ingezet.
Sector:
bouw
Profiel:
referentie voor alle bouwwerken en engineeringactiviteiten, zowel in de overheidssector als privé
deel van de internationale groep BAM
Oplossing:
Gbuild in combinatie met Microsoft Dynamics NAV
Microsoft SharePoint
Jet Budgets (Jet Analytics)
Galère werd opgericht in 1949 en vormt al 60 jaar een onmiskenbare referentie als het gaat om uiteenlopende bouwwerken en engineering. De firma haalt een omzet van meer dan 230 miljoen euro en telt bijna 1.000 medewerkers. Galère maakt deel uit van de internationale groep BAM. De onderneming heeft meer dan 100 werven tegelijkertijd lopen, waarvan enkele (het nieuwe hoofdkwartier van de NAVO bijvoorbeeld) op (inter)nationale schaal.
Galère verwerkt bovendien jaarlijks meer dan 250 offertes, met berekeningen die vaak erg complex zijn; om die reden bestond de filosofie van het bedrijf er altijd in om te streven naar een maximale efficiëntie in al zijn operationele activiteiten.
Vandaag bestaat er nog slechts één waarheid binnen de onderneming; er zit geen speling meer tussen de realiteit in het veld en de cijfers.
Nood aan correcte gegevens en toegang tot de informatie in real time
De twee afdelingen van Galère – bouw en engineering – omvatten vier categorieën operationele activiteiten: de realisatie van offertes, de aankopen, het beheer van de werven en het financieel beheer.
Vroeger maakte elke afdeling gebruik van haar eigen software. Bernard Breeur, Directeur ICT & BPM bij Galère: “Ondanks de ‘gateways’ die werden aangelegd tussen de diverse toepassingen, moest men bepaalde gegevens meermaals blijven invoeren. Het werd steeds moeilijker om correcte gegevens te garanderen. Zonder het te hebben over het beheer van de duizenden aankoopfacturen, de prijsoffertes en alle documenten die te maken hebben met werven in de uitvoeringsfase.”
Voor het maken van prijsoffertes voor gebouwen werkte Galère indertijd met het programma Gebat. Voor offertes inzake opdrachten van civiele engineering hanteerde Galère een toepassing die op maat was ontwikkeld voor de firma. Zodra de uitvoeringsfase van een werf werd aangevat, werden de posten van de prijsofferte geëxporteerd naar Microsoft Excel, zodat de projectleider de opvolging van de werf up-to-date kon houden. In de facturatiefase ten slotte werd de informatie doorgestuurd naar een financiële toepassing onder AS/400, die de vorderingsstaten en de facturen genereerde.
Een project dat verdergaat dan ERP
Bernard Breeur, die in de loop van zijn carrière een pak ervaring heeft opgedaan met de analyse van processen en met IT-audits, definieerde samen met de directie van Galère een strategie om te investeren in een geïntegreerde oplossing – een project dat evenwel snel het domein van ERP ontsteeg …
Het was absoluut noodzakelijk dat ook de toekomstige oplossing toegang in real time zou bieden tot de beheersinformatie – op het vlak van Business Intelligence – om het bedrijf beter te kunnen aansturen. Het nieuwe platform moest vervolgens de kans bieden om de samenwerking tussen de werknemers te optimaliseren, met name de validering, de goedkeuring en de archivering van niet minder dan 50.000 aankoopfacturen per jaar.
Na een zorgvuldige analyse van meerdere oplossingen, viel de keuze op Microsoft Dynamics NAV. Bernard Breeur: “Microsoft Dynamics NAV kwam als ERP-oplossing tegemoet aan de omvang van onze firma, maar het was vooral GMI group die ons heeft overtuigd: de oplossing van GMI beschikte immers over een module, die specifiek werd ontwikkeld voor bouwondernemingen, en volledig werd geïntegreerd in Microsoft Dynamics NAV.”
De kracht van Microsoft als globaal platform vormde eveneens een beslissende factor. “Met Microsoft Dynamics NAV, de geïntegreerde portal SharePoint en de database SQL Server, bood Microsoft de beste configuratie om onze globale visie waar te maken, ver voorbij ERP, ” verklaart Bernard Breeur.
Van prijsofferte tot facturatie met Advanced Project Management – Gbuild
Met gemiddeld meer dan 100 werven in uitvoering, waarvan de meeste zich uitstrekken over meer dan een jaar, bestaat de uitdaging erin om regelmatig te factureren en dit op basis van correcte vorderingsstaten. Want uiteindelijk is dat wat onze cashflow bepaalt.
Gezien de complexiteit en het aantal betrokken gebruikers – vandaag 150 gelijktijdige gebruikers – hebben Galère en GMI group gekozen voor een implementering van de oplossing in verschillende fases. De afdeling ‘prijsoffertes’, die 25 mensen telt, was als eerste aan de beurt om te migreren.
Vandaag wordt elke prijsofferte rechtstreeks gerealiseerd in Gbuild, een GMI-oplossing op basis van de NAV-technologie. Er is niet langer sprake van dubbele invoer: elke prijsofferte, die oorspronkelijk in het systeem werd ingegeven, dient als basis voor de opvolging van de productie op de werf, en dit tot aan de facturatie aan de klant.
Aangezien elke werf beschikt over een ADSL-verbinding, heeft het team ter plekke toegang tot de back-endoplossing van NAV om er de uitvoering van het project up-to-date te houden. Zodra er bijvoorbeeld ter plaatse materialen geleverd zijn, registreert de verantwoordelijke van de werf dit onmiddellijk in het systeem. Deze informatie zal vervolgens automatisch worden getoetst aan de factuur van de leverancier en maakt de actualisering van de vorderingsstaat van het project mogelijk.
Verder worden de aankomst- en vertrektijden van het personeel op de werf met enkele muisklikken ingegeven in de oplossing Gbuild, rekening houdend met meer dan 50 verschillende opties: technische werkloosheid omwille van slecht weer, gevaarlijk werk, enz.
Proces voor de validering van 50.000 aankoopfacturen, geïntegreerd in één ERP-oplossing
Jaarlijks circuleren er meer dan 50.000 aankoopfacturen binnen het bedrijf. Een aanzienlijk volume, dat een heuse uitdaging met zich meebrengt op het vlak van archivering en validering. De aankoopfacturen die betrekking hebben op algemene kosten worden verstuurd naar de verantwoordelijken van de betreffende kostencentra; elke factuur die betrekking heeft op een werfproject, moet eerst worden toegewezen aan het project in kwestie, vooraleer ze kan worden gevalideerd door de verantwoordelijke. De op papier beheerde goedkeuringscycli boden niet altijd voldoende controle over de goedkeuringsflows.
Kort na de eerste uitvoeringsfase van Microsoft Dynamics NAV, introduceerde GMI group een oplossing – GMI documentflow – voor de goedkeuring van digitale facturen, die een antwoord formuleerde op het probleem. De meeste oplossingen op de markt voor ‘document- & workflowbeheer’, staan volgens Bernard Breeur los van ERP: de factuur wordt gescand, dan gevalideerd en vervolgens ingevoerd in een ERP-oplossing.
Met de hulp van GMI group kon Galère een andere aanpak voor het ‘document- & workflowbeheer’ invoeren.
De factuur wordt eerst gescand en onmiddellijk geregistreerd in het ERP-systeem. Pas na deze fase begint de valideringscyclus. Het voordeel? Elke statusverandering op het vlak van goedkeuring van de factuur wordt onmiddellijk zichtbaar voor de gebruiker in Microsoft Dynamics NAV.
GMI analytics: van ‘Cost Control’ tot geïntegreerd dashboard
‘Business intelligence’ speelt een sleutelrol in het operationele en financiële beheer van Galère. Dankzij twee bijkomende tools, geënt op Microsoft Dynamics NAV – Jet Budgets (vandaag Jet Analytics) voor de creatie van cubes en Targit als rapporteringsoplossing-, beschikt elke projectleider voortaan over een essentieel rapport: de ‘cost control’.
Dit rapport biedt een totaalbeeld – samenvatting en in detail – van elk project: de vorderingsstaat per post, de gefactureerde en te factureren producten, de algemene uitgaven, het voorlopige resultaat van het project, enz. Het wordt automatisch in pdf-formaat verzonden naar elke projectleider, die er zijn opmerkingen aan toevoegt, vooraleer het naar de facturatie gaat.
Bernard Breeur: “Dankzij de introductie van Microsoft Dynamics NAV kunnen we onze projecten regelmatig en correct factureren, met een minimum aan administratie. Wat ons in het verleden 2 tot 3 werkdagen kostte, gebeurt nu in nauwelijks enkele uren.”
Aanvullend bij het rapport ‘cost control’ komen nog diverse andere rapporten, noodzakelijk om de onderneming te leiden: de opvolging van de schuldvorderingen, de personeelskosten, de omzet, enz.
Tot slot heeft GMI group voor Galère ook een dashboard ontwikkeld dat permanent wordt geactualiseerd met zes sleutelindicatoren (KPI’s), zoals het CO2-verbruik, de kosten voor telecommunicatie, de ongevallencijfers, enz.
De redundantie van de informatie heeft plaats gemaakt voor centralisatie en rationalisatie. Vandaag bestaat er nog slechts één waarheid binnen de onderneming, en er zit geen speling meer tussen de realiteit in het veld en de cijfers.
SharePoint-portal
Om een systeem voor archivering en toegang tot digitale informatie in te voeren, moest Galère niet ver zoeken: Microsoft SharePoint bleek de ideale tool en perfect geïntegreerd in Microsoft Dynamics NAV.
Voor elke werf creëert Galère een specifieke intranetsite, die de projectverantwoordelijke een makkelijke toegang biedt tot alle informatie in verband met de werf: prijsoffertes, facturen, vorderingsstaten, leveringsbons, …
Tegelijkertijd zorgt SharePoint voor een oplossing voor het probleem van de archivering van duizenden digitale documenten. Het is overduidelijk dat SharePoint de belangrijkste technologie vormt voor de oplossing GMI Document Flow.
Grote impact op het personeel
Bernard Breeur onderlijnt de impact van de invoering van het nieuwe systeem op de responsabilisering van de werknemers: iedereen is zich ervan bewust dat hij niet langer op een eiland werkt, maar dat elke handeling een weerslag heeft op de opeenvolgende stappen binnen de interne processen.
“Zonder de competenties van GMI group op alle verschillende domeinen, zouden we deze opdracht nooit tot een goed einde hebben gebracht, ” besluit Bernard Breeur.
Het grote voordeel van samen te werken met GMI group is dat je slechts één gesprekspartner nodig hebt voor alle aspecten van een complex project: ERP, het beheer van workflows met GMI documentflow en GMI analytics. Dit heeft het welslagen van het project in grote mate bevorderd.
Lees ook
DYWIDAG
ibens
Sibomat
HYE
Waarom kiezen voor GMI?
- Eén bedrijf, één oplossing
Jij bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. GMI group staat met het 4D Solution Concept garant voor een totaalbenadering waarbij - naast ERP en CRM - ook digitale samenwerkingsplatformen (ECM), centraal documentbeheer (DMS), document handling en BI deel kunnen uitmaken van de oplossing die jij nodig hebt.
- Wij spreken jouw taal
Waarom kozen honderden toonaangevende ondernemingen al voor GMI group? Omdat wij begeleiding garanderen door mensen die met beide voeten in de dagelijkse praktijk staan. Wij spreken je taal en denken actief mee vanuit jouw specifieke problematiek!
- Je toekomst veilig gesteld
Wij bieden oplossingen die ontwikkeld zijn binnen het meest betrouwbare en toekomstgerichte softwareplatform van Microsoft. Zo kies je voor een oplossing die in de toekomst zal blijven evolueren, samen met een netwerk van partners waar GMI group toonaangevend is.
- Onze mensen maken het verschil
95 GMI-ers zorgen dagelijks voor uw automatisatie met verstand van zaken. Wij investeren permanent in kennis en kunde en zorgen voor een feel good cultuur bij onze mensen... want zij maken nu eenmaal het verschil.
- Samen sterk met de ESC Groep
Sinds mei 2024 maakt GMI deel uit van de ESC Groep. Deze bestaat uit meerdere sterke spelers die samen dé uitdager willen zijn in de Europese IT-en business applicatiemarkt. Onze klanten kunnen rekenen op expertise in Microsoft-technologie zoals Dynamics 365 (ERP en CRM), Microsoft 365, Power BI, e-Business, Cyber Security, IT-beheer en AI (Copilot).