Groep Van Roey
Gbuild is het paswoord voor de hoogstaande geïntegreerde aanpak van bekend bouwbedrijf
Groep Van Roey maakte in het verleden gebruik van zelf ontwikkelde softwaretoepassingen, maar zat na overnames opgezadeld met diverse, niet geïntegreerde systemen.
Er werd gekozen voor de bouwsoftware Gbuild op basis van Microsoft Dynamics NAV.
Sector:
bouw
Profiel:
actief in ontwikkeling, ontwerp, financiering, bouw, onderhoud en exploitatie
Oplossing:
Gbuild in combinatie met Microsoft Dynamics NAV
Groep Van Roey realiseert over heel vlaanderen projecten van diverse aard: van nieuwbouw tot restauratie en van ruwbouw tot sleutel-op-de-deurprojecten. In het verleden stond een IT-team van een tiental mensen in voor de eigen ontwikkeling van software voor het beheer van de talrijke projecten binnen de groep.
Paul Franken, IT-verantwoordelijke bij Groep Van Roey: “Wij brengen onze bedrijfsprocessen onder in twee stromen. De hoofdstroom omvat de detectie van opportuniteiten, de calculatie, de uitvoering en de bijhorende rapportering. Noem het gerust de kernprocessen van ons bedrijf. In de administratieve stroom, onderscheiden we de ondersteunende processen zoals: resourceplanning, aankoop, personeelsbeheer en financiën.”
Dankzij de voortgangsstaten in Gbuild weten we voor ieder project en op elk ogenblik hoeveel winst er op het einde van de rit gemaakt zal worden.
Naar één geïntegreerd softwareplatform
Doorheen de jaren werden bij Groep Van Roey verschillende bedrijven overgenomen, hierdoor zat de groep opgezadeld met verschillende, niet geïntegreerde softwaresystemen. In 2008 werd dan ook beslist om de activiteiten te stroomlijnen en naar één uniform bedrijfsplatform over te stappen. Een brede waaier aan softwareleveranciers werd onder de loep gehouden, wat uitmondde in een ‘short list’ van twee leveranciers: KPD en GMI group. Paul Franken verklaart de keuze voor GMI group en Gbuild: “Een nieuwe bedrijfstoepassing in huis halen is geen eenvoudige opgave: Gebruikers moeten verandering ondergaan en willen vaak hun eigen accenten leggen. De Microsoft Dynamics NAV onderbouw van Gbuild biedt als voordeel dat het kan aangepast worden aan onze eigen specifieke wensen. Maar bovenal heeft GMI group een bouwoplossing in huis die een flink deel van onze wensen standaard kon invullen.” De samenwerking tussen het ervaren IT-team van Groep Van Roey en de experts van GMI group mondde uit in de invoering van één geïntegreerd systeem, waarmee bijna alle processen – van commerciële opvolging tot projectuitvoering, facturatie én hoogwaardige rapportering – worden opgevolgd.
Voorstellen van varianten als commerciële troef
Bij de start van het commerciële traject wordt iedere opportuniteit geregistreerd in Gbuild.
Groep Van Roey heeft steeds kunnen rekenen op een grote troef in de commerciële fase, nl. het kunnen voorstellen van verschillende varianten bij een offerte. “Door proactief verschillende mogelijkheden op tafel te leggen, tonen we dat we echt meedenken met de klant”, legt Paul Franken uit.
Met de hulp van Gbuild wordt bij ieder nieuw project een calculatie uitgevoerd. De meetstaat die door de architect wordt aangeleverd, kan indien nodig, rechtstreeks in de bouwsoftware geïmporteerd worden. Paul Franken: “Het is essentieel dat je reeds in de calculatiefase een nauwkeurige berekening maakt van de geschatte kostprijs van het project, door rekening te houden met alle mogelijke kostenposten.”
Het definiëren van standaardposten met sub-activiteiten (in de vorm van samengestelde artikelen) en vaste eenheidsprijzen binnen Gbuild, levert een belangrijke bijdrage aan het succesvol calculatietraject bij Groep Van Roey: “Het voordeel van de bibliotheek en het centrale artikelbestand in Gbuild is dat iedereen, over alle afdelingen heen en tijdens de loop van het volledige project, zal werken met dezelfde eenheidsprijzen”, licht Paul Franken toe.
Naadloze overgang van calculatie naar projectuitvoering
Wanneer het project in de uitvoeringsfase komt, wordt het overgedragen aan een projectleider. Hij kan dankbaar gebruik maken van de informatie uit de calculatiefase om zijn werkbegroting op te stellen en het aankooptraject te lanceren.
“Calculatie en projectuitvoering zijn nauw met elkaar verbonden. Dankzij een correcte calculatie en werkbegroting, kan je ook je aankooptraject beter aansturen. De basis is de informatie die uit het systeem komt”, vult Paul Franken aan.
Inkoop en prijsvergelijkingen
Het kunnen uitvoeren van prijsvergelijkingen in de aankoopfase was voor Groep Van Roey een ‘must’ bij de overgang naar een nieuw softwaresysteem. GMI group realiseerde met Gbuild de mogelijkheid om per post verschillende leveranciers of onderaannemers te definiëren. Ze worden in de vorm van een matrix weergegeven, zodat de prijzen visueel heel eenvoudig kunnen worden vergeleken. Vervolgens volstaan enkele muisklikken om automatisch een inkooporder of facturatiebon te plaatsen.
Paul Franken: “Gbuild geeft aan de facturatiebon automatisch een unieke referentie mee, die de leverancier op zijn factuur moet vermelden. Zo kan de boekhouding bij ontvangst van de aankoopfactuur deze meteen toewijzen aan het juiste project.”
Ook de levering van goederen – op de werf of in het magazijn – wordt vanuit Gbuild aangestuurd. Groep Van Roey maakt tevreden gebruik van de voorraadbeheermodule, onderdeel van de bouwoplossing, om met barcodescanners de in- en uitgaande bewegingen van materialen in het vanhout.pro-magazijn in Turnhout te registreren.
Resourceplanning en projectuitvoering
Groep Van Roey hanteert twee planningsschema’s. De lange termijnplanning moet toelaten om per project een inschatting te maken van de categorieën en types mensen die voorzien moeten worden, zoals het aantal bekisters en metsers.
Vanuit de langetermijnplanning in Gbuild kan eenvoudig de overstap gemaakt worden naar het tweede planningsschema: de korte termijnplanning van iedere medewerker. In de HR-module van de software-toepassing worden aan de arbeiders immers ook kwalificaties of werktypes toegekend.
De kortetermijnplanning wordt in een volgende fase dan weer gekoppeld aan de uurregistratie op de werf. Al deze informatie wordt in Gbuild verwerkt en doorgestuurd naar het sociaal secretariaat voor de loonverwerking.
Prognoserapporten
Volgens Paul Franken zijn de prognoserapporten die Gbuild levert, onmisbaar geworden als instrument voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Er zijn immers zoveel factoren die een rol spelen bij een ‘prognose einde werf’, dat men ze onmogelijk manueel kan bijhouden.
“Alle kosten verbonden aan machines, materialen en arbeid, worden effectief doorgeboekt naar het juiste project in Gbuild. Dat laat ons toe om via voortgangsstaten voor ieder project en op elk ogenblik te weten hoeveel winst er op het einde van de rit zal gemaakt worden.”
De softwaretoepassing levert eveneens een ander rapport: de vorderingsstaat. Dit rapport is de basis voor de tussentijdse facturatie aan de klant. Zo draagt Gbuild onrechtstreeks bij tot een betere cashflow bij Groep Van Roey.
Uitstekende samenwerking met GMI group
Paul Franken is vol lof over de samenwerking met GMI group: beide bedrijven vinden elkaar uitstekend in hun ambitie om de zaken voortdurend in vraag te stellen, elkaar uit te dagen en steeds beter te willen doen.
“Het mooie aan de samenwerking tussen GMI group en Groep Van Roey is dat beide partijen er voordeel uit halen: de ene met een product dat beter dan ooit inspeelt op de wensen van de bouwsector, de andere met een professionele bedrijfsvoering dankzij een geïntegreerd systeem: Gbuild dus”, besluit Paul Franken.
Calculatie en projectuitvoering zijn nauw met elkaar verbonden: dankzij een correcte calculatie en werkbegroting, kan je ook je aankooptraject beter aansturen.
Lees ook
DYWIDAG
ibens
Sibomat
HYE
Waarom kiezen voor GMI?
- Eén bedrijf, één oplossing
Jij bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. GMI group staat met het 4D Solution Concept garant voor een totaalbenadering waarbij - naast ERP en CRM - ook digitale samenwerkingsplatformen (ECM), centraal documentbeheer (DMS), document handling en BI deel kunnen uitmaken van de oplossing die jij nodig hebt.
- Wij spreken jouw taal
Waarom kozen honderden toonaangevende ondernemingen al voor GMI group? Omdat wij begeleiding garanderen door mensen die met beide voeten in de dagelijkse praktijk staan. Wij spreken je taal en denken actief mee vanuit jouw specifieke problematiek!
- Je toekomst veilig gesteld
Wij bieden oplossingen die ontwikkeld zijn binnen het meest betrouwbare en toekomstgerichte softwareplatform van Microsoft. Zo kies je voor een oplossing die in de toekomst zal blijven evolueren, samen met een netwerk van partners waar GMI group toonaangevend is.
- Onze mensen maken het verschil
95 GMI-ers zorgen dagelijks voor uw automatisatie met verstand van zaken. Wij investeren permanent in kennis en kunde en zorgen voor een feel good cultuur bij onze mensen... want zij maken nu eenmaal het verschil.
- Samen sterk met de ESC Groep
Sinds mei 2024 maakt GMI deel uit van de ESC Groep. Deze bestaat uit meerdere sterke spelers die samen dé uitdager willen zijn in de Europese IT-en business applicatiemarkt. Onze klanten kunnen rekenen op expertise in Microsoft-technologie zoals Dynamics 365 (ERP en CRM), Microsoft 365, Power BI, e-Business, Cyber Security, IT-beheer en AI (Copilot).