Het intranet als communicatieplatform en kennisdatabank voor 700 medewerkers

De personeelsleden van de vzw KIDS zetten zich dagelijks in om Limburgse kinderen, jongeren en volwassenen onderwijs, zorg en begeleiding te verlenen. De organisatie is door de jaren heen stelselmatig gegroeid en telt nu een brede waaier aan activiteiten. Snel en helder communiceren met een groep van 700 gedreven medewerkers is daardoor geen sinecure. De vzw riep de hulp in van GMI group om een intranet te bouwen dat de interne communicatie en administratie voor medewerkers eenvoudiger maakt.

“We vinden het belangrijk dat iedereen zich betrokken voelt bij de organisatie en op de hoogte is wat er leeft in de hele vzw”, steekt algemeen directeur Margo Nulens van wal. “Maar in een grote organisatie werd het steeds moeilijker om die algemene info bij elke medewerker te krijgen. Bovendien heeft de communicatie in onze scholen en de zorgafdelingen ook een heel andere dynamiek en vergt ze dus een aanpak op maat.”

De vzw KIDS was zich bewust van die uitdaging en droomde al een tijdje van een intranet om de interne communicatie te verbeteren. De coronacrisis vormde het momentum om die droom eindelijk in daden om te zetten. “Jaarlijks houden we bij het start van een nieuw werkjaar, eind augustus, een startdag voor al onze medewerkers. Het is een moment waarop ze met elkaar kennismaken, waarop we met de hele organisatie in verbinding komen, en waarop ook allerlei belangrijke info wordt gedeeld met de collega’s. Maar in de zomer van 2020 kon die startdag niet doorgaan wegens de coronamaatregelen. We moesten dus een alternatief bedenken.”

Op dat moment werd geopteerd om eindelijk werk te maken van een digitaal platform. Margo Nulens: “We hebben vrij last minute beslist om voor onze droom te gaan: een gemeenschappelijk online communicatieplatform voor de hele groep. Dat intranet heeft als doel om alle medewerkers in één oogopslag een overzicht te geven van hoe onze organisatie werkt, wat onze missie is en welke context we willen creëren voor onze cliënten. Dat is een belangrijk luik, omdat de cliënten tenslotte centraal staan in al wat we doen. Daarnaast verspreiden we er nieuwsberichten en kunnen medewerkers er ook hun eigen administratie bekijken.”

De vzw KIDS had duidelijke ideeën over hoe het platform er moest uit zien en welke mogelijkheden het moest bieden. “Maar voor de concrete realisatie hadden we niet voldoende expertise en mankracht in huis. Bovendien moest het snel gaan. Na een korte zoektocht voor externe ondersteuning zijn we zo bij GMI group terecht gekomen. We hadden van bij het eerste contact een klik met hun projectteam: een jong en dynamisch team dat goed luisterde naar onze noden, super enthousiast reageerde en er ook snel mee aan de slag ging.”

De uitdaging voor GMI was niet min. Er moest een volledig nieuwe toepassing worden gebouwd in enkele weken tijd. Mathias Houtmeyers: “We zijn vertrokken vanuit onze GMI intranetoplossing, op basis van SharePoint-technologie binnen de suite van Microsoft 365.”

“Voor deze digitale werkplek hebben we veel aandacht geschonken aan de structuur en de customer journey van de gebruiker. Er zijn diverse afdelingen en informatiestromen en het is uiteraard de bedoeling dat een intranetbezoeker snel zijn weg vindt en bij de juiste informatie terechtkomt. Onze interface laat tevens toe om per medewerkersgroep gepersonaliseerde pagina’s uit te werken, zodat ze hun eigen informatieaanbod op maat krijgen”, legt Mathias uit.